Tipps und Tricks - So wird es gemacht

Das neue retaxo4doc: Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie Menschen zur Befragung einladen.
Im ersten Teil finden Sie die Schritt für Schritt Anleitungen und allgemeine Hinweise.
Im zweiten Teil haben wir spezielle technische Hinweise für Sie vorbereitet.

  • Persönliche Ansprache ist wichtig!

    Persönliche Ansprache ist wichtig!

    Nehmen Sie sich eine Minute Zeit für den Befragten. Genauso wie es früher beim Fragebogen wichtig war, den Leuten nicht einfach ein Blatt Papier in die Hand zu drücken oder die Fragebögen einfach auszulegen, so ist es beim elektronischen Verfahren wichtig, den Befragten kurz zu sagen, worum es geht.
    Erklären Sie, warum die Befragung für Sie wichtig ist, dass keine persönlichen Daten abgefragt werden und dass alles vertraulich und verschlüsselt ist.

  • Einladen zur Befragung - wie mache ich das?

    Einladen zur Befragung - wie mache ich das?

    Wenn Sie als Kunde und Nutzer von retaxo und retaxo4doc registriert sind, können Sie Menschen bitten, Fragen zu beantworten. Die Fragen werden anonymisiert, statistisch ausgewertet und als Bewertungen veröffentlicht. Früher machte man das mit Fragebögen - heute online.

    Es gibt verschiedene Themen und Gründe für eine Befragung, zum Beispiel das Fragenset zur Patientenzufriedenheit im Qualitätsmanagement.

    Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie eine Person an einer Ihrer Befragungen teilnehmen kann:

    • Sie schicken der Person eine e-Mail mit einer Einladung zur Befragung
    • Die Person hat ein Smartphone dabei und scannt einen QR-Code
    • Die Person nutzt eine App wie derma4doc und kann darüber eingeladen werden
    • Sie drücken der Person ein Tablet mit der Befragung in die Hand


    Die Verwendung des Tablet geht am schnellsten, muss wenig erklärt werden und kann sofort vor Ort erfolgen - genauso wie früher mit den Fragebögen.

  • Namen der Mitarbeiter eintragen

    Namen von Mitarbeitern eintragen - warum?

    Die Validierung ist ein wichtiges Element bei retaxo. Dazu ist es erforderlich, dass jedes Mal wenn jemand zu einer Befragung eingeladen wird auch festgehalten wird, wer aus Ihrer Einrichtung diese Einladung veranlasst hat. Das ist bei jeder Einladung zur Befragung nur ein Klick. Also benötigt retaxo eine Liste der entsprechenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

    Diese geben Sie wie folgt ein:

    • Melden Sie sich auf www.retaxo.com an unter LOGIN
    • rechts sehen Sie den Namen Ihrer Einrichtung oder des angemeldeten Nutzers, tippen Sie dort (bei schmalen Displays wie einem Handy oder iPad im Hochformat ist statt des Namens nur ein kleines Symbol einer Person zu sehen!)
    • tippen Sie auf Befragungen und Mitarbeiter

    Nun können Sie die Namen eingeben oder löschen. 

  • Ist sonst alles vorbereitet?

    Ist sonst alles vorbereitet?

    Was wir hier nicht besprechen, ist die Registrierung und die Auswahl der Fragensets. Natürlich müssen Sie als Nutzer registriert sein, sich eingeloggt haben und über Einladungen verfügen. Die noch mögliche Zahl an Einladungen wird neben den Menüs angezeigt, wenn Sie als Nutzer eingeloggt sind. Was gilt es noch zu beachten?

    • Es müssen die Namen der Mitarbeiter/-innen eingegeben werden, die Einladungen zu Befragungen aussprechen dürfen. Dies tun Sie nach dem Login unter "Befragungen" "Mitarbeiter". Bitte geben Sie die Namen der Chefs und der Angestellten ein, die jemanden zu einer Befragung mit retaxo oder retaxo4doc einladen dürfen. 
    • Wenn ein Tablet für Befragungen verwendet werden soll, muss es Internetzugang haben. Es sollte für die Benutzung durch Fremde vorbereitet sein - hierzu haben wir einen eigenen Punkt auf dieser Seite vorbereitet (siehe dort)
    • Für die Befragungen, die erfolgen ohne dass die befragte Person ein Tablet bekommt, benötigen Sie selber entweder einen PC mit Internetzugang oder ein Smartphone oder Tablet mit Internetzugang, mit dem Sie die Einladungen auslösen können

    Klingt kompliziert - ist es aber eigentlich nicht. Das merken Sie spätestens, wenn Sie die ersten Befragungen starten.

  • Jemanden per e-Mail befragen - ganz leicht

    Jemanden per e-Mail befragen - ganz leicht

    "Befragung? Mache ich gern, aber jetzt habe ich keine Zeit!" Wenn Sie das hören, können Sie die zu befragende Person bitten, per e-Mail teilzunehmen. Fragen Sie danach und notieren Sie sich die e-Mail-Adresse, wenn Sie diese nicht sowieso schon kennen. Und dann tun Sie folgendes:

    • Melden Sie sich auf www.retaxo.com an unter LOGIN
    • rechts sehen Sie den Namen Ihrer Einrichtung oder des angemeldeten Nutzers, tippen Sie dort (bei schmalen Displays wie einem Handy oder iPad im Hochformat ist statt des Namens nur ein kleines Symbol einer Person zu sehen!)
    • tippen Sie auf Befragungen und Übersicht
    • wählen Sie die zutreffende Befragung aus und tippen Sie dort auf zur Befragung einladen
    • wählen Sie nun , welcher Mitarbeiter oder Mitarbeiterin gerade einlädt
    • wählen Sie Befragung extern ...
    • geben Sie die e-Mail Adresse und den Namen der zu befragenden Person ein
    • wählen Sie den Bestätigungsvermerk aus
    • tippen Sie auf weiter zur Zusammenfassung
    • prüfen Sie, ob alles ok ist und klicken Sie auf Einladung erstellen

     

     


    Die e-Mail mit der Einladung ist nun raus. Die befragte Person hat jetzt einen Link erhalten, mit dem die Befragung sofort gestartet wird. Sie kann das zuhause am PC machen oder auf dem Handy -überall dort, wo sie auch ihre e-Mails lesen kann. Der Einladungslink für diese Person ist knapp zwei Tage gültig.

  • Jemanden per Tablet befragen - so geht`s

    Jemanden per Tablet befragen - so geht`s

    Sie haben ein Tablet (IOS oder Android) mit Internetzugang und auf dem Tablet einen modernen Internetbrowser. Die Punkte unter Vorbereitungen haben Sie schon abgehakt.
    Das Gerät wollen Sie jemandem geben, den Sie vor Ort bei sich befragen möchten. So wird es gemacht:

    • Rufen Sie www.retaxo.com auf dem Gerät auf
    • Melden Sie sich unter LOGIN an
    • oben rechts erscheint der Name Ihrer Einrichtung oder des angemeldeten Nutzers, tippen Sie dort (bei schmalen Displays wie einem Handy oder iPad im Hochformat ist statt des Namens nur ein kleines Symbol einer Person zu sehen!)
    • wählen Sie Befragungen - Übersicht
    • Sie bekommen eine oder verschiedene Befragungen gezeigt
    • Sind noch Einladungen möglich? Der Zähler wird angezeigt.
    • tippen Sie zur Befragung einladen
    • wählen Sie Befragung vor Ort ... Tablet
    • geben Sie den Namen der zu befragenden Person ein
    • wählen Sie aus, wer aus Ihrer Einrichtung gerade einlädt
    • wählen Sie den Bestätigungshinweis an
    • tippen Sie auf weiter zur Zusammenfassung
    • lesen Sie die Zusammenfassung. Wenn alles ok ist ...
    • tippen Sie auf Einladung erstellen

     

    Jetzt sehen Sie einen QR-Code. Tippen Sie auf diesen Code und die Befragung kann beginnen. Überreichen Sie nun das Gerät an die zu befragende Person.
    Wichtig: Dabei Lächeln!
    Übrigens: Das Tablet hat sich nun vom LOGIN abgemeldet. Schließlich wollen Sie nicht, dass die befragte Person Ihre Benutzerdaten oder Einstellungen bei retaxo bearbeiten kann.


    Die Befragung endet mit einer Unterschrift auf dem Tablet und dem anschliessenden Tippen auf den Button zur Beendigung der Befragung. Danach erhalten Sie Ihr Gerät von der befragten Person zurück. Hat die befragte Person unterschrieben und auf "Befragung abschliessen" getippt? Bitte achten Sie darauf, wenn Sie das Gerät zurücknehmen.

    Und noch ein Hinweis: Egal ob Sie ein iPad nutzen oder ein Tablet mit Android-Betriebssystem: Sie sollten vor der Befragung eine "Kindersicherung" starten, damit die befragte Person nur den Browser benutzen kann, nicht aber das gesamte Tablet. Wie man das macht, erfahren Sie in einem eigenen Menüpunkt auf dieser Seite.

  • Und wie geht die Sache mit der App?

    Und wie geht die Sache mit der App?

    Als Beispiel nehmen wir derma4patient. Das ist eine innovative App für Patienten, mit der eine Praxis Informationen zur Behandlung, Diagnosen, Terminen und vieles mehr individuell an einzelne Patienten weitergeben kann. Jeder Patient, der diese App nutzt, kann von der Praxis auch zu einer retaxo-Befragung eingeladen werden. 

    • Sie sind registrierter Nutzer von derma4doc, das ist das Gegenstück zur derma4patient App, die Ihr Patient verwendet
    • im Verwaltungstool von derma4doc finden Sie die Nutzungsmöglichkeit von retaxo
    • einfach registrieren ...
    • oder aber: Falls Sie bereits registrierter Nutzer von retaxo sind, können Sie direkt von derma4doc aus Ihre Patienten einladen, die eine derma4patient-App verwenden
    • Sie brauchen nicht jeden Anwender der App einzuladen, sondern können auswählen, wen Sie zu einer Befragung einladen wollen

     

     

    derma4patient (Fa. Almirall, www.derma4doc.de)
  • Jemanden per QR-Code befragen - wieso das?

    Jemanden per QR-Code befragen - wieso das?

    Jemand nutzt sein Smartphone intensiv und kennt alle Tricks. Dazu gehört auch ein installierter QR-Code Reader. Sie brauchen die e-Mail Adresse der Person nicht, um sie zu einer retaxo-Befragung einzuladen. Tun  Sie folgendes:

    • Melden Sie sich auf www.retaxo.com an unter LOGIN
    • rechts sehen Sie den Namen Ihrer Einrichtung oder des angemeldeten Nutzers, tippen Sie dort (bei schmalen Displays wie einem Handy oder iPad im Hochformat ist statt des Namens nur ein kleines Symbol einer Person zu sehen!)
    • tippen Sie auf Befragungen und Übersicht
    • wählen Sie die zutreffende Befragung aus und tippen Sie dort auf zur Befragung einladen
    • wählen Sie, welcher Mitarbeiter oder Mitarbeiterin gerade einlädt
    • wählen Sie QR-Code wird gescannt ...
    • geben Sie die den Namen der zu befragenden Person ein
    • wählen Sie den Bestätigungsvermerk aus
    • tippen oder klicken Sie auf weiter zur Zusammenfassung
    • prüfen Sie, ob alles ok ist und klicken Sie auf Einladung erstellen
    • auf dem Bildschirm erscheint nun ein QR-Code

    Die Einladung ist nun startklar und wer den QR-Code scannt kann mit seinem eigenen Gerät sofort an der Befragung teilnehmen. Der gerade erstellte Code gilt, genau wie die e-Mail Einladung, nur knapp zwei Tage. 

    Die Einladung mit dem QR-Code ist vor allem dann bequem machbar, wenn Sie sich mit der Person zusammen bei einem Bildschirm befinden, von dem der Code sofort gescannt werden kann. Es geht selbstverständlich auch mit einem Tablet.

  • Tablet übergeben - Nutzung einschränken - so geht`s

    Tablet übergeben - Nutzung einschränken - so geht`s

    Ob Android-Tablet oder iPad – Sie sollten Ihr Tablet vor der Befragung etwas absichern. Es sollte sowieso kein privat genutztes Gerät sein, sondern ausschliesslich für die retaxo-Befragungen benutzt werden. Aber wer ein Tablet jemandem unbeobachtet überlässt, muss damit rechnen, dass vielleicht unbeabsichtigt Apps gelöscht, E-Mails verschickt und vielleicht auch noch ein paar Käufe im Appstore getätigt werden.

     

    Zum Glück bieten die Hersteller bereits in ihren Betriebssystemen Möglichkeiten, um sich auf diese Szenarien vorzubereiten. 

    Bei Android heißt die passende Option „Bildschirm fixieren“. Um sie zu aktivieren, öffnet man die „Einstellungen“ und wählt dort den Unterpunkt „Sicherheit“. Nachdem man den Punkt „Bildschirmfixierung“ aktiviert hat, kann man nun eine App auf dem Gerät fixieren - in unserem Falle also den Internetbroser, mit dem Sie retaxo nutzen. Dazu startet man retaxo im Browser und tippt auf die Schaltfläche „Übersicht“ , das ist das Quadratsymbol von Android. Es werden alle geöffneten Apps angezeigt. Wischt man diese nun mit dem Finger nach oben, erscheint im unteren Fensterbereich der Browser-App ein Stecknadel-Symbol. Sobald man darauf tippt, ist die Browser-App fixiert. Sie kann nur verlassen, wer auch das Gerätepasswort kennt. Die Funktion steht bei allen Geräten mit Android 5.0 oder neuer zur Verfügung. 

    IPads und iPhones haben ebenfalls eine Funktion, die es erlaubt, das Gerät problemlos für eine retaxo-Befragung aus der Hand zu geben: der „Geführte Zugriff“. Er wird unter Einstellungen > Allgemein > Bedienungshilfen > Geführter Zugriff mit einer speziellen PIN vorbereitet. Anschließend starten Sie retaxo im Browser und können nun durch dreimaliges schnelles Drücken der Home-Taste diesen Bildschirm fixieren oder (mit der PIN) wieder freigeben. 

     

     

  • retaxo4doc-Einführungsphase - telefonische Hotline

    retaxo4doc-Einführungsphase - telefonische Hotline

    Wir hoffen natürlich, alles verständlich erklärt zu haben. Das System ist über Monate entwickelt und nach Fertigstellung mehrere Wochen getestet worden. Und dennoch kann es sein, dass sich Fragen oder Probleme bei der Nutzung ergeben.

    Wir haben für Arztpraxen einen direkten Draht für solche Rückfragen vorbereitet. Eine Medizinische Fachangestellte, die das System selber nutzt und auch an den Einführungstests beteiligt war, nimmt Ihren Anruf entgegen. Tel.: 0157 343 13 453

    Dieser Service ist nur für bereits registrierte Nutzer und nur werktags von 8 Uhr bis 18 Uhr verfügbar. Bei Nichterreichbarkeit rufen wir zurück - wenn Sie Ihre eigene Rufnummer nicht unterdrücken!

    Außerdem für Sie vorbereitet: Im persönlichen LOGIN-Bereich finden Sie ein Kontaktformular zu unserer Hotline, falls Sie sich schriftlich an uns wenden wollen. 

  • Wie kommt der Retaxo-Button auf meine Webseite?

    Wie kommt der Retaxo-Button auf meine Webseite?

    Wenn Sie als Kunde und Nutzer von retaxo und damit seit Januar 2016 auch für retaxo4doc registriert sind, können Sie anonymisiert, statistisch ausgewertete Fragen als Bewertungen auf Ihrer Internetseite und in Portalen, mit denen Sie zusammenarbeiten, veröffentlichen.

    Dazu muss der retaxo-Button dort eingebettet werden.

    Der retaxo-Button ist kein Bildchen, sondern Code - es muss also HTML-Code an der Stelle eingebettet werden, wo Ihr individueller Button erscheinen soll. Dies erfolgt nur einmal. Jedesmal wenn Sie neue Personen zu Befragungen einladen und danach neue Bewertungen entstehen, aktualisiert sich Ihr retaxo-Button automatisch überall wo er eingebettet ist.

    Bitte gehen Sie wie folgt vor:

    • Melden Sie sich auf www.retaxo.com an unter LOGIN
    • rechts sehen Sie den Namen Ihrer Einrichtung oder des Nutzers, klicken Sie dort
      (bei schmalen Displays wie einem Handy oder iPad im Hochformat ist statt des Namens nur ein kleines Symbol einer Person zu sehen!)
    • klicken Sie Sie auf Benutzerkonto und dann Retaxo Button


    Nun sehen Sie, wie Ihr momentaner retaxo-Button aussieht und ob er im Internet angezeigt wird oder nicht, was Sie ein- oder ausschalten können.

    Auf der Seite finden Sie auch den HTML-Code, der auf einer Internetseite eingebettet werden muss, damit der Button dort angezeigt wird. Sie können den Code mit copy-and-paste übernehmen, z. B. in eine e-Mail an den  Gestalter Ihrer Internetseite oder direkt in den Code Ihrer Internetseite.

    Das Design des Buttons hat sich mit der Einführung von retaxo4doc geändert. Dort wo der alte Button eingebettet wurde, fügen Sie nun bitte den Code des neuen Buttons ein. Die alten Buttons wurden Mitte 2017 endgültig deaktiviert und gelten nicht mehr. 

    Der alte und der neue Button
  • Retaxo Bewertungen auch bei Google anzeigen: So geht's

    So klappt die Verlinkung mit Google

    Ihre Retaxo-Bewertungen werden von Google auch erwähnt und verlinkt, wenn man bei Google nach Ihnen sucht. Die Abbildung zeigt ein Beispiel dafür. Voraussetzung ist, dass Google die gerade erfolgte Suchanfrage mit Ihrer Retaxo-Bewertung in Verbindung bringen kann.

    Bitte sorgen Sie also dafür, dass Ihre Bezeichnung bei Retaxo genauso oder zumindest sehr ähnlich lautet, wie die potentiellen Suchanfragen der Google-Nutzer. Klicken Sie mal auf Ihren Retaxo-Button: Im Seitentitel, also im Reiter des Browsers ganz oben, sollte Ihr Name erscheinen und nicht nur ein Oberbegriff.

    Ein Beispiel: Wer bei Google in der Regel so gesucht wird: "Dr. Mustermann Urologe Hamburg" benennt seine Praxis bei Retaxo sinnvollerweise nicht "Urologie Hamburg" oder "Urologen an der Alster", sondern "Dr. Mustermann Urologe Hamburg"